Từ ngày 1/7, quy trình công chứng điện tử sẽ được thực hiện, người dân cần nắm rõ

Văn bản công chứng giấy sau khi được chuyển đổi thành văn bản điện tử theo quy định của Luật Công chứng và pháp luật về giao dịch điện tử, đồng thời có chữ ký số của công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng, cũng sẽ được công nhận là văn bản CCĐT hợp lệ.

Để người dân dễ dàng tiếp cận và thực hiện, Nghị định 104/2025/NĐ-CP quy định chi tiết về quy trình CCĐT trực tuyến và trực tiếp như sau:

Quy trình công chứng điện tử trực tiếp

Các bước thực hiện công chứng điện tử (Ảnh minh hoạ)

1/ Người yêu cầu công chứng, công chứng viên thực hiện các công việc theo quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều 43 của Luật Công chứng.

2/ Giao dịch CCĐT trực tiếp được khởi tạo bởi công chứng viên phải bao gồm tài khoản của công chứng viên và tài khoản của những người tham gia giao dịch công chứng (nếu có).

3/ Công chứng viên tải lên nền tảng CCĐT văn bản giao dịch đã được soạn thảo ở dạng thông điệp dữ liệu hoặc văn bản giao dịch đã được ký số bởi người có thẩm quyền giao kết giao dịch theo quy định tại khoản 2 Điều 50 của Luật Công chứng.

4/ Người yêu cầu công chứng tự đọc lại văn bản giao dịch trên nền tảng CCĐT hoặc công chứng viên đọc cho người yêu cầu công chứng nghe theo đề nghị của người yêu cầu công chứng.

5/ Người yêu cầu công chứng đồng ý toàn bộ nội dung trong dự thảo giao dịch thì xuất trình giấy tờ theo quy định tại khoản 7 Điều 42 của Luật Công chứng để công chứng viên đối chiếu. Công chứng viên kiểm tra giấy tờ do người yêu cầu công chứng xuất trình, đối chiếu thông tin giấy tờ với cơ sở dữ liệu (nếu có).

6/ Công chứng viên nhận diện và xác thực nhân thân người tham gia giao dịch, sau đó chứng kiến người tham gia giao dịch ký số vào văn bản giao dịch.

7/ Công chứng viên kiểm tra tính hợp lệ của chữ ký số mà người tham gia giao dịch đã ký, sau đó ký số, gắn dấu thời gian vào lời chứng.

8/ Tổ chức hành nghề công chứng ghi số văn bản công chứng, ký số, gắn dấu thời gian, thực hiện thu phí công chứng, thu giá dịch vụ theo yêu cầu liên quan đến việc công chứng và các chi phí khác có liên quan, sau đó gửi văn bản CCĐT cho người yêu cầu công chứng theo địa chỉ email hoặc phương thức lưu trữ mà người yêu cầu công chứng đăng ký.

9/ Tổ chức hành nghề công chứng thực hiện vào số công chứng, lập và lưu trữ hồ sơ CCĐT.

Quy trình công chứng điện tử trực tuyến

(Ảnh minh hoạ)

1/ Người yêu cầu công chứng và công chứng viên thực hiện công việc theo quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều 43 của Luật Công chứng.

2/ Công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng đáp ứng quy định tại Điều 44 của Luật Công chứng tiến hành khởi tạo giao dịch CCĐT trực tuyến gồm tài khoản của các công chứng viên và tài khoản của những người tham gia giao dịch công chứng (nếu có), thiết lập cầu truyền hình trực tuyến giữa các công chứng viên tại các điểm cầu.

3/ Công chứng viên khởi tạo giao dịch tải lên nền tảng CCĐT văn bản giao dịch đã được soạn thảo ở dạng thông điệp dữ liệu hoặc văn bản giao dịch đã được ký số bởi người có thẩm quyền giao kết giao dịch theo quy định tại khoản 2 Điều 50 của Luật Công chứng.

4/ Người yêu cầu công chứng tự đọc lại văn bản giao dịch trên nền tảng CCĐT hoặc công chứng viên đọc cho người yêu cầu công chứng nghe theo đề nghị của người yêu cầu công chứng.

5/ Người yêu cầu công chứng đồng ý toàn bộ nội dung trong dự thảo giao dịch thì xuất trình giấy tờ theo quy định tại khoản 7 Điều 42 của Luật Công chứng để công chứng viên đối chiếu.

6/ Công chứng viên nhận diện, xác thực nhân thân người tham gia giao dịch và tính hợp pháp, xác thực của giao dịch, sau đó chứng kiến người tham gia giao dịch ký số vào văn bản giao dịch.

7/ Công chứng viên tại các điểm cầu kiểm tra tính hợp lệ của chữ ký số mà người tham gia giao dịch đã ký trước sự chứng kiến của mình, ký xác nhận vào văn bản giao dịch bằng chữ ký số. Công chứng viên đã khởi tạo giao dịch CCĐT kiểm tra tính hợp lệ đối với chữ ký số của toàn bộ người tham gia giao dịch và công chứng viên tại các điểm cầu đã ký, sau đó ký số, gắn dấu thời gian vào lời chứng.

8/ Tổ chức hành nghề công chứng nơi khởi tạo giao dịch ghi số văn bản công chứng, ký số, gắn dấu thời gian; thu phí công chứng, thu giá dịch vụ và các chi phí khác có liên quan; gửi văn bản công chứng điện tử cho người yêu cầu công chứng theo địa chỉ email hoặc phương thức lưu trữ mà người yêu cầu công chứng đăng ký.

9/ Tổ chức hành nghề công chứng thực hiện vào sổ công chứng, lập và lưu trữ hồ sơ CCĐT, chia sẻ quyền truy cập văn bản công chứng cho công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng ở các điểm cầu còn lại đã tham gia chứng nhận giao dịch.